系統觀檢視企業如何突破加速陷阱(Acceleration Trap)

組織策略討論會議示意圖

前言

當企業處於成長階段,時常高估自身能力與資源,承擔超過其能力的事情:增加活動的數量和速度、提高績效目標、縮短創新週期以及引入新的管理技術或組織系統。最初企業透過員工的努力與企業資本獲得短暫的成功,公司業務蒸蒸日上。然而這種成功卻導致企業試圖維持這種高速成長,企圖讓這種高壓的步調程為新常態。一開始的成功成為往後的負荷與壓力,帶來了嚴重的後果。瘋狂的節奏不僅削弱了員工的積極性,還使公司的注意力分散,這可能會降低客戶滿意度並威脅公司營收與品牌聲譽。

多數領導者意識到問題的發生,卻易聚焦於問題表層而沒有向下挖掘根本原因,治標不治本。如:將員工的疲乏視為懶惰與缺乏上進心,領導者此時多採取削弱策略(增強理論–Extinction):扣薪、取消福利政策等試圖刺激員工,殊不知增加的壓力只導致事情變得更糟,疲憊的職場氛圍壟罩公司,辭職潮出現使企業開始流失人力資源。

此現象稱為「加速陷阱(Acceleration Trap)」。因企業資源跟不上企業的成長速度影響了在績效、效率、員工生產力和留任率等指標表現,更糟糕的是,正在過度加速的公司大多都沒有意識到現況。

而本篇文章將以系統觀的角度檢視公司內部的加速陷阱問題,瞭解造成此現象的因果關係,並從槓桿點著手,將公司推往更好的方向,來防止未來陷入困境。

資料來源:https://hbr.org/2010/04/the-acceleration-trap

知識點

在正式開始前,想先簡短定義一下你可能會需要用到的知識點:

正相關(以實線表示)

系統中的兩變量有直接因果關係,且變化方向相同,如「可樂的攝取量」和「體重」之間的關係。也就是說,當「可樂的攝取量」增加,「體重」也會增加,反之亦然。

  • 負相關(以虛線表示)

系統中的兩變量有直接因果關係,且變化方向相反,如「戴口罩的人數」和「確診案例」之間的關係。也就是說當「戴口罩的人數」增加,「確診案例」反而會減少。而當「戴口罩的人數」減少,「確診案例」會增加。

系統環路

  • 增強環路(Reinforcing Loop — 以下簡稱 R)

增強環路指的是某一個趨勢會不斷自我擴張,可能為良性或惡性循環。一般來說,環路中全為正相關或偶數個負相關連結就是增強環路。

  • 調節環路(Balancing Loop — 以下簡稱 B)

調節環路指的是某一個趨勢逐漸向目標靠近,可能從目標上端或下端趨近。一般來說,環路中有奇數個負相關連結就是調節環路。

圖例說明

  • 綠色

綠色文字表示系統的願景。這代表公司所追求的核心價值和目標,是整個系統運作的動力源泉。

  • 紅色

紅色文字表示系統中的槓桿點。這些槓桿點是可以透過調整、改變來影響整個系統運作的關鍵要素。

  • 藍色

藍色文字表示系統中的介入手段。這些是公司可以採用的具體方法和策略,以影響槓桿點,從而達到調整系統的目的。

系統圖

  1. 企業成長
圖一、企業成長

對本系統來說,首先要了解的是加速陷阱產生前的背景均為企業成長。從「市場面」的角度來看,R1 展現了業務數量的增加促使公司有更多的資源與心力可投注於品管與產品研發,有效提升產品品質,進而提升顧客滿意度使更多人願意來購買該公司產品,再進一步提升了業務數量。

與此同時,R2 則為「公司面」的視角,當公司業務數量增加,主管對於績效達成率的要求也會隨之提升,並以獎懲制度領導激勵員工促進下屬競爭意識,讓員工願意投入更多的努力來完成工作提升績效達成度,讓企業成長加速,最終又回扣於業務數量的成長。

企業成長使市面上多數公司趨之若鶩,但當公司資源不足以應付快速成長的企業、或是跟不上資源消耗的速度,即會陷入企業加速陷阱。若公司無法及時意識到問題、亦或發掘了問題卻不知如何解決,將會使企業如同陷入泥沼,面對失控的負面循環。

接下來本文將針對「人力資源匱乏」與「資金匱乏」兩個角度來探討加速陷阱的困境,並針對槓桿點提出可行方案來解決問題。

  1. 人力資源匱乏
圖二、、人力資源匱乏

在業務數量增加的同時,不可否認對於人力資源的需求會跟著提升,如果公司沒有額外聘請人才,或是員工能力尚不足以應付高強度的工作量,每個人被分配到的工作就隨之上升,進而造成了兩個結果:(1)員工壓力上升、(2)員工疲乏感增加。

(1)員工壓力上升:當公司員工面臨過多的壓力,心理與生理的狀況不佳,伴隨著工作出錯率增加,需要花費更多額外的時間與心力去修改成品,最終間接導致工作量再次增加。此外,工作過量所導致的壓力也會讓員工感到力不從心,最終決定離職。

(2)員工疲乏感增加:人力資源缺乏的非常時期,因為高工作量亦會導致員工對工作的疲乏感攀升、消磨對工作的熱情,漸漸地不再願意投入更多的創意與心力,影響了工作品質,此時工作需修改的次數提升,再次導致人均工作量的上升。

針對人力資源匱乏這個槓桿點,企業可以從兩個面向切入去思考解方:(1)增加人手、(2)提升現有員工能力。

(1)增加人手:企業可以戰略性方式招聘員工,如實習生、Part-time assistant、或是短期約聘,來補足短期員工不足的問題,同時也可以節省招聘正職的薪水。此外,企業亦可考慮外包任務/與外部機構合作來解決人手不足的問題,尤其是當企業短期內沒有考慮擴增員工的時候。

(2)提升現有員工能力:若企業不打算增加額外的員工,他們可嘗試以員工培訓計畫來增加員工能力,如:某公司時常需要整理大量訂單數據,但在員工在整理上卻缺乏效率,此時可開設簡單的Excel工作坊,幫助員工快速上手資料統整技能。但在嘗試此解方前須特別注意員工身心狀況,若工作對員工來說已過載,此時再強迫其參加培訓只會使其壓力更大,最終效果反而適得其反;亦或者是因時間滯延無法即時彌補人力缺口,反而造成公司更加混亂。

  1. 資金匱乏
圖三、資金匱乏

除了人力資源外,資金的匱乏也會對公司整體營運帶來影響。首先針對 R4 來看,公司成長時期業務數量也一併增加,總體營收成長帶來亮眼的財務表現。當財報上各財務比率表現佳時投資人對於企業觀感良好、對於企業未來發展更有信心,此時會有更多人願意投資該公司、投資金額也會逐漸增加,降低了公司的資金匱乏程度,財務與管理層的壓力減少,位公司整體績效帶來正面影響,最終再次使業務數量提升。

上述描述是聚焦在公司資金對企業的正面影響。然而,若從 B5 的角度出發,當業務數量上升時,同時公司業務開發的成本也會跟著增加(時間成本、機會成本等),此時若公司營收無法補足開發的成本,就會導致公司資金匱乏度升高,帶來財務壓力。若公司選擇以降低成本的方式來節流,對企業管理層的壓力隨之增加,做出錯誤決策的機率也會上升。一旦發生了錯誤的決策,對公司整體營運即會帶來負面影響、客戶滿意度下降,最終業務數量也跟著降低。

針對資金匱乏的槓桿點,公司可考慮的解方有三:首先,公司針對新業務需謹慎過濾,並排列優先順序,以免造成業務過量;第二是在公司進入新的一年時,可以設定公司年度成長上限來避免公司加速過快的問題(踩煞車),讓員工跟管理層均有喘息的時間;最後,若公司仍缺乏資金,此時可以以貸款的方式來緩解資金不足的問題,避免最終陷入惡性循環,面對籌措不到資金的窘境。

  1. 溝通效率
圖四、溝通效率

在企業加速的過程中除了人力資源與資金等外顯項目需注意,團隊溝通效率與氛圍等隱性因子也需考量,方能縱觀問題並跳脫困境。針對團隊溝通效率,首先看到 B6,同樣的從業務數量的增加開始,需面臨越來越多的工作與客戶,各個專案的要求也不盡相同,此時溝通上的複雜性就增加。一旦複雜性增加,記容易使直向/橫向的溝通效率出現問題,進而影響組織整體效率。而當組織效率變差時,客戶的負面反饋也隨之而來,最終使得訂單越來越少。此外,溝通效率出現問題時也會使得員工出錯率增加,原因可能來自訊息傳達有誤,會是員工沒有接收清楚等原因,此時也會一併影響到產品品質,再次降低顧客滿意度。

針對溝通複雜性,企業可以提供協作平台來降低資訊不對稱與資訊有誤的情況,不論是部門間或管理層與員工之間,資訊都能快速流通,當員工對被指派的任務不清楚時,也能快速找到相關資訊。

  1. 團隊氛圍
圖五、團隊氛圍

團隊氛圍對於企業穩定性也會帶來影響。從 R9 的環路來看,剛剛再人力資源匱乏段落有提及員工壓力增加造成離職率與出錯率的上升,當一個團體成員不斷變換、或產出成果不斷出錯時,會降低老闆對員工的信任程度,會為其他成員帶來負面效果,影響團隊氛圍與團隊穩定性,最終對企業帶來惡性影響。

剛剛上面的段落也有提及下屬競爭意識強烈時,有時雖能有效激勵員工,但過度的比較會造成惡性競爭。當公司內部不斷出現內鬥與對立時,團隊氛圍也會受到負面影響。

為避免惡性競爭的狀況出現在公司內,企業可採取團隊式獎勵鼓勵員工,亦獲舉辦各種團隊活動來增進同事間的情感,減少內鬥發生的可能性。

完整系統圖

總結

企業在快速上升期常常會面對到資源不足的問題,快速成長往往超過了可用資源和熟練員工的速度。 由於資金、物質基礎設施或人力資本的限制,組織可能難以滿足對產品或服務不斷增長的需求。 為了解決這個問題,本文以「人力資源匱乏」與「資金匱乏」兩個槓桿點來發展系統圖。從文章中可以觀察每個變量是如何相互影響,形成增強與調節環路。從系統圖中也可以清楚看到環路間彼此環環相扣的交互作用,幫助面對「加速陷阱」的組織能更清楚現階段公司的處境,以及應以什麼方式來化解問題。針對「人力資源匱乏」,組織可透過培訓來增加員工實力、戰略性的人才招募來增加人手,亦可考慮以外包工作善用專業分工。當企業面臨「資金匱乏」時,也能嘗試從設定年度目標與過濾新項目讓公司在加速失控前即時止損。

雖然加速陷阱的案例往往難以在發生前阻止,但一旦發現企業開始面臨績效、效率與產品品質開始下滑後,必須試著挖掘根本原因,並將解方聚焦於槓桿點,利用最有效率的方式及時阻止惡性循環的產生,而非試圖解決表面問題,最終不但耗費了心力與時間,還使問題再度惡化。